¿Cómo redactar un informe? Reglas esenciales

¿Qué es un informe?

Puede presentarse de forma oral o escrita y normalmente está dirigido a superiores, clientes, instituciones, inversionistas u organismos de control.

El objetivo principal de un informe es comunicar información concreta sobre un problema, proceso o acontecimiento específico. Un informe puede servir, entre otras cosas, para:

• resumir acciones,
• presentar resultados de investigaciones,
• analizar datos,
• evaluar una situación,
• demostrar irregularidades,
• presentar recomendaciones,
• supervisar el avance del trabajo,
• documentar el desarrollo de un proyecto.

En la práctica, el informe cumple principalmente una función informativa y decisoria: permite al destinatario extraer conclusiones y emprender determinadas acciones.

¿Qué características tiene un buen informe?

Independientemente de su tipo, un informe debe cumplir varios requisitos básicos.

• Precisión – el informe debe incluir únicamente información concreta relacionada con el tema tratado. Es necesario evitar las expresiones ambiguas y las generalizaciones.
• Objetividad y sustancia – el contenido debe ser conciso, lógico y ordenado, y cada información debe estar justificada y derivarse de los datos.
• Objetividad – el informe no puede basarse en las opiniones personales de su autor. Las conclusiones deben derivarse de hechos, análisis o resultados de investigaciones.
• Coherencia – el documento debe mantener una estructura, un estilo y una forma de presentación uniformes.
• Legibilidad – un informe bien preparado permite encontrar rápidamente la información más importante mediante una tabla de contenidos, encabezados y capítulos.
• Corrección lingüística y técnica – el informe debe estar libre de errores lingüísticos, de estilo y factuales. Los datos incorrectos o las conclusiones imprecisas pueden llevar a tomar decisiones equivocadas.

¿Cómo redactar un informe?

Preparar un informe requiere organizar la información, definir una estructura adecuada y presentar los datos de forma clara y objetiva.

1. Definir el tema y el objetivo del informe – primero hay que establecer de qué trata el informe, qué problema analiza, para qué se prepara y quién será su destinatario. De ello dependerán tanto el alcance de la información como el lenguaje del documento.
2. Recopilar y organizar los datos – el informe debe basarse en fuentes confiables y datos concretos. Pueden ser, entre otros, resultados de investigaciones, estadísticas, datos financieros u observaciones. En esta etapa también hay que seleccionar la información más importante y descartar los datos innecesarios o no relacionados con el tema del informe.
3. Preparar la estructura del informe – antes de comenzar a escribir, conviene crear un plan del documento y dividirlo en secciones temáticas. Así, el informe será lógico y fácil de consultar.
4. Redactar el contenido del informe – el contenido del documento debe presentar hechos, explicar relaciones, mostrar datos y conducir a conclusiones concretas. En los informes suelen utilizarse tablas, gráficos y diagramas.
5. Completar el formato – el informe debe tener una composición visual clara que facilite la comprensión del contenido. Conviene utilizar encabezados y capítulos, listas con viñetas o numeradas, y destacar la información más importante. Lo habitual es emplear fuentes sans serif o serif de 11 a 12 puntos, con un interlineado de 1,15 a 1,5.
6. Elaborar conclusiones y recomendaciones – la parte final del informe debe incluir un resumen de los hallazgos más importantes. Si la naturaleza del documento lo requiere, pueden añadirse recomendaciones de acción, propuestas de cambio o una evaluación de riesgos.
7. Revisar el informe – antes de entregar el documento, hay que comprobar la exactitud de los datos, la coherencia de las conclusiones con el análisis, la consistencia del texto, la integridad de las fuentes y la corrección lingüística y técnica.

¿Cuál debe ser la estructura de un informe?

Mucho depende del tipo de informe, pero la estructura más universal es la siguiente:

1. Portada – contiene la información básica que identifica el informe, como el título, el autor, el destinatario —si se requiere—, la fecha y el lugar de preparación del documento.
2. Resumen – presentación breve de la información, los resultados y las conclusiones más importantes.
3. Tabla de contenidos – lista organizada de capítulos y subcapítulos con sus números de página.
4. Introducción – presentación del tema del informe, su contexto, el alcance del análisis y los principales supuestos metodológicos.
5. Contenido – parte principal del informe, que incluye la descripción del problema, el análisis de los datos, el desarrollo de la investigación o de los acontecimientos, así como sus consecuencias e interpretación.
6. Conclusiones – resumen que se deriva directamente del análisis realizado.
7. Recomendaciones – acciones, soluciones o pasos siguientes propuestos.
8. Bibliografía – lista de todas las fuentes utilizadas para elaborar el informe.
9. Anexos – materiales adicionales que complementan el informe, como resultados detallados de investigaciones, documentación técnica u otras fuentes demasiado extensas para incluirlas en la parte principal del documento.

Tipos de informes

Es posible distinguir varios tipos de informes, y la clasificación depende de su finalidad, sus características o sus variables. Por ello, los informes pueden dividirse según los siguientes criterios:

Extensión del informe:

• corto o ejecutivo – hasta 10 páginas, con información concisa y clara;
• largo o ampliado – más de 10 páginas, con un análisis profundo del problema y un mayor volumen de datos.

Contenido del informe:

• informativo – presenta hechos y datos;
• analítico – incluye la interpretación de los datos y las conclusiones;
• científico – se basa en investigaciones y metodología científica;
• técnico – aborda temas técnicos o tecnológicos;
• financiero – comprende datos financieros y económicos;
• periódico – se elabora con regularidad, por ejemplo, de forma semanal o trimestral.

Finalidad del informe: un informe puede ser, por ejemplo, de control, de marketing, de ventas, de accidentes, de investigación o de auditoría.

Ejemplo de informe

A continuación se presenta un ejemplo de informe en un formato simplificado.